Финансовый отдел любой компании это место, где хранятся все важные документы предприятия, связанные с его коммерческой деятельностью. Зарплатные ведомости, платежные документы, чековые книжки компании – все это находится в этом помещении. Кроме того, в нем нередко хранятся наличные деньги, которые бывают нужны сотрудникам предприятия для расчетов с клиентами.
Но специалисты финансового отдела не только работают с материальными ценностями фирмы, они еще и ведут разговоры о том, как снизить затраты предприятия, каково его финансовое положение на данный момент, есть ли возможность его улучшить и нужно ли снизить расходы. И эти разговоры не должны ни в коем случае стать общественным достоянием. Даже сотрудникам других отделов компании о них знать необязательно, не говоря уже о каких-то посторонних. Поэтому необходимо предусмотреть систему защиты кабинета. Первым делом в нем надо установить средства акустической защиты. Надежные устройства, способные создать помехи на линии радиосигналов, предотвратят несанкционированную передачу данных. Они будут создавать акустический шум, из-за которого будет невозможна запись разговора. При этом работа устройства совершенно не будет мешать нормальной работе финансистов.
В зависимости от решения руководителя организации для компании могут быть куплены детекторы видеокамер, а также карманные глушилки. Детекторы жучков можно установить непосредственно в кабинете, в котором располагается финансовый отдел. Карманные устройства будут полезны финансистам, если они отправятся на деловую встречу, которая будет проходить в общественном месте или на территории другой организации.
Но не только средства для предотвращения утечки информации надо предусмотреть в финансовом отделе. Не менее важно побеспокоиться о том, что материальные ценности фирмы находились под охраной. Следовательно, надо приобрести сейф. Это может быть напольная, настольная или встроенная в стену модель. Напольные сейфы очень тяжелые, поэтому их очень часто покупают фирмы. Сдвинуть их места очень трудно. Встроенные модели удобны, но не всегда есть возможность их установить из-за толщины стен и невозможности перепланировки комнаты, если офис у компании не свой собственный, а арендованный. Но какой бы не был куплен в отдел сейф, он должен быть современным и иметь все необходимые средства защиты от взломов.
Но не всегда только сейфа может быть достаточно для предотвращения хищения ценностей. Надо установить в кабинет видеокамеру. Причем в угол ее обзора должны попадать сейф и шкафы, в которых хранятся важные документы. На записи с камер должно быть хорошо видно, кто из сотрудников или посторонних лиц берет бумаги из шкафа или пытается открыть сейф. Видеозапись должна постоянно транслироваться на экран монитора человека, ответственного за порядок и безопасность в компании. В случае выявления каких-то правонарушений, он должен незамедлительно принять меры по их устранению.
