Каждая организация в определенный период времени сталкивается с вопросом уничтожения той или иной документации. Со временем документы теряют свою актуальность, срок их хранения истекает, а большой объем материалов загромождает офисные площади. Бумаги, срок хранения которых истек, необходимо утилизировать по всем правилам. Для этого стоит внимательно пересмотреть каждый документ и выделить те, которые подлежат уничтожению.
В соответствии с законодательством Российской Федерации выделение материалов к уничтожению выполняет специальная экспертная комиссия. В ее состав входят специалисты архивного предприятия, работники по отделам и один из представителей руководящего звена. Такой состав позволяет соблюсти все формальности, грамотно определить значимость материала.
Уничтожение архивных документов тут – непростая процедура. Несоблюдение ее может повлечь за собой административную, а в некоторых случаях и уголовную ответственность. Руководителю предприятия может быть выписан штраф за отказ предоставления какого-либо документа по причине потери или уничтожения. Для юридического лица такой штраф может варьироваться от 200 до 300 тысяч.
В процессе уничтожения документов стоит руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Традиционно срок действия документов составляет пять лет, после чего их необходимо утилизировать или же вносить в них корректировки. Однако для значимых материалов срок хранения может быть продлен. Такое решение могут принять члены экспертной комиссии.
Документы с истекшим сроком годности запрещается использовать в хозяйственных нуждах, так как большая часть из них содержит секретную информацию, попадание которой в сторонние руки может навредить предприятию. Уничтожение документов выполняется двумя способами – измельчение в шредере или же сжигание в специальной печи. Как правило, на любом предприятии документооборот слишком большой, поэтому уничтожить дела с помощью офисного шредера довольно сложно, так как это займет довольно длительный промежуток времени. Промышленные печи присутствуют только на некоторых специальных предприятиях. В связи с этим разумнее заказать услугу по уничтожению документов. Специалисты таких организаций гарантируют полную конфиденциальность информации. Кроме того, они предлагают заказчикам самовывоз материалов и их надежную защиту от попадания в сторонние руки. В организациях такого рода присутствует промышленный шредер для уничтожения бумажных документов и специальная печь, в которой можно сжигать любые материалы, подвергающиеся горению.
