Большинство компаний уже перешло на электронное ведение документооборота. Это достаточно удобно, сохраняет большое количество времени и денег – прежде всего нет нужды в регулярных поездках для заключения договоров, становится меньше распечаток.
Сейчас даже услуги корпоративного юриста предоставляются в онлайн-режиме. Но появляется определённый вопрос: какая юридическая сила есть у документов, передаваемых в сети?
Особенности электронного документооборота
Закон РФ действует ещё с 2001 года, он регулирует использование электронно-цифровых подписей. Именно после этого большинство компаний начали уходить от бумажного документооборота. Но этот закон не идеальный, так как сконцентрирован только на подписях, а вот общерегулирующего законодательного акта пока нет.
На данный момент существует большое число разных видов документов, учесть в законах каждый практически невозможно. Так цифровой документооборот регулируется только косвенно при помощи разных законов. К примеру, следует соблюдать все реквизиты, чтобы уравнивались силы стандартного и электронного документа.
Реквизиты, которые подтверждают юридическую силу:
- название вида документа;
- упорядоченность по номерам;
- точное название компании;
- даты регистрирования;
- место подписания и разработки;
- подпись.
Электронная подпись производится при помощи специальной аппаратуры или в специальном центре, у которого есть права на удостоверение.
Следует отметить, что отчёт или какое-либо распоряжение не может иметь юридической силы, так как может быть изменён при обработке. Также страдает конфиденциальность, которая легко может нарушаться. Потому законы урегулируют этот момент в том случае, когда обе стороны согласны применять электронно-цифровые подписи в установленном регламенте.
Компании, перешедшие на подобный документооборот, хоть сначала и имеют некоторые трудности, но со временем значительно экономят деньги и время.
